Case study | Qlik + K4

Planowanie kosztów produkcji z zastosowaniem Qlik Sense Enterprise i K4 Analytics

  • Branża
    Produkcyjna
  • Kraj
    Polska
  • Rozwiązanie
    Qlik Sense Enterprise (on-premise) i K4 Analytics
  • Czas trwania
    9 miesięcy

Opis projektu

Klient to duża firma produkcyjna o złożonych procesach produkcyjno-biznesowych. Palącą potrzebą w organizacji była konieczność aktualizacji danych prognostycznych oraz automatyzacji procesów tworzenia planów i raportów, wykorzystujących pliki Excel.

Wdrożenie narzędzi miało na celu częściową automatyzację prac, zachowanie spójności danych i przyspieszenie procesu planowania stawek, narzutów oraz rejestracji bieżących kosztów produkcji. Implementacja narzędzia pozwoliła znacząco przyspieszyć proces generowania raportów i wyznaczania wartości planowanych, poprzez stworzenie następujących aplikacji Business Intelligence:

  • Aplikacja analityczna do śledzenia kosztów produkcji;
  • Aplikacja planistyczna do weryfikacji, wyznaczania oraz planowania stawek stałych i zmiennych;
  • Aplikacja planistyczna do weryfikacji, wyznaczania i planowania procentowych narzutów na materiał.

Kontekst

Ważnym etapem wyznaczania kosztów produkcji jest wyliczenie rzeczywistych stawek maszynowych oraz robocizny. Osobną kwestią jest wyznaczenie procentowych narzutów doliczanych
do kosztów wynikających z obróbki materiałów, uwzględniających m.in. koszty energii elektrycznej i pozostałych mediów.

W przypadku wieloetapowej produkcji, w której uczestniczy wiele zespołów czy działów, np. dział spawalniczy, zespół lakierniczy, dział montażu i wiele więcej – w realiach dużej zmienności cen komponentów – dużą trudnością jest oszacowanie przybliżonego kosztu produkcji danego wyrobu, nawet po jego wytworzeniu.

W celu zwiększenia możliwości i jednocześnie zmniejszenia obciążenia systemu ERP, podjęto decyzję o przeniesieniu dodatkowych kalkulacji do Qlik Sense, co znacząco usprawniło efektywność procesu i zmniejszyło czas potrzebny na uzyskanie miarodajnego wyniku.

Dodatkowo, w projekcie wykorzystano rozszerzenie do narzędzi Business Intelligence o nazwie K4 Analytics. Rozwiązanie pozwoliło na osadzenie w aplikacjach BI formatek umożliwiających edycję danych, co miało kluczowe znaczenie przy odzwierciedlaniu procesu wyznaczania i planowania stawek oraz innych elementów kosztowych.

Wyzwanie/Problem

Dotychczasowy proces analizy kosztów oraz planowania stawek i narzutów był wykonywany ręcznie, co było niezwykle czasochłonne i wymagało dużego nakładu pracy przedstawicieli działu Kontrolingu. Analiza kosztów była przeprowadzana w plikach Excel, w których klient manualnie uzupełniał dane z zeszłego miesiąca, korygując niektóre wartości na podstawie swojego doświadczenia i wiedzy, przypisując je do odpowiednich grup zasobów. Po uzupełnieniu arkuszy, za pomocą formuł wyznaczano stawki robocizny i maszynowe, co również wymagało manualnego wprowadzenia i korekty danych, np. dostępności pracowników.

Ze względu na konieczność ręcznego wprowadzania wartości, proces ten był obarczony znacznym ryzykiem wystąpienia błędu, a dane nie były dostępne bezpośrednio po zamknięciu miesiąca. W celu uzyskania podsumowania kosztów miesięcznych konieczne było wprowadzenie niezbędnych informacji do wielu osobnych plików oraz manualne wyznaczenie brakujących danych. Historyczne koszty związane z zasobami ludzkimi i użytkowaniem maszyn nie były przechowywane (tzn. wersjonowane). Dane te były rozproszone w plikach Excel (tzw. pliki płaskie) na dysku użytkownika, a tym samym, nie były one ogólnodostępne, co może mieć znaczący wpływ na całościowe działanie firmy.

Proces wyznaczania stawek i innych elementów kosztowych opierał się na doświadczeniu przedstawiciela działu Kontrolingu, co uniemożliwiało odtworzenie raportu w rozwiązaniach informatycznych, za pomocą jedynie parametrów pobranych z systemu. Wdrożenie wymagało udziału doświadczonego kontrolera, a tym samym sukces dotychczasowego procesu był uzależniony od dostępności konkretnego pracownika.

Podsumowując, dotychczasowy proces był obarczony następującymi problemami:

  • Czasochłonność – czynności wykonywane ręcznie, wymagające sporego nakładu pracy wykwalifikowanego kontrolera;
  • Brak dostępu do aktualnych danych – brak możliwości analizy kosztów produkcji w czasie rzeczywistym;
  • Brak danych historycznych – brak wersjonowania kosztów związanych z pracą pracowników produkcyjnych oraz eksploatacją maszyn;
  • Brak spójności danych – manualna korekta danych sprawiała, że końcowe raporty różniły się od danych dostępnych w systemie ERP.

Rozwiązanie

Wdrożone narzędzia pozwoliły na znaczące przyspieszenie procesu generowania raportów i wyznaczania wartości planowanych, poprzez stworzenie następujących aplikacji Business Intelligence:

  • Aplikacja analityczna do śledzenia kosztów produkcji;
  • Aplikacja planistyczna do weryfikacji, wyznaczania oraz planowania stawek stałych i zmiennych;
  • Aplikacja planistyczna do weryfikacji, wyznaczania i planowania procentowych narzutów na materiał.

Wdrożenie narzędzia BI – Qlik Sense – pozwoliło na zaadresowanie wykrytych problemów klienta i wdrożenie efektywnego systemu do analizy i prognozowania kosztów produkcyjnych.

Automatyzacja procesów pozwoliła na znaczącą redukcję czasu wykonywania prac i uspójnienie danych, poprzez wyeliminowanie pośrednich raportów, dotychczas tworzonych w plikach Excel. Aktualnie dane są pobierane bezpośrednio z systemu ERP i modyfikowane za pomocą narzędzia K4 Analytics. Dodatkowo, poprzez wdrożenie spersonalizowanego systemu wersjonowania stawek i narzutów, rozwiązano problem z brakiem dostępu do danych historycznych, co umożliwia monitorowanie i porównywanie danych dla wybranych okresów.

Korzyści

  • Automatyzacja procesu pozwoliła na zmniejszenie czasochłonności działań o 25%
  • Znaczące usprawnienie pracy działu Kontrolingu, poprzez ograniczenie nakładu pracy potrzebnego do wygenerowania zestawu raportów analitycznych
  • Zmniejszenie ryzyka wynikającego z potencjalnych błędów ludzkich i braku dostępności wykwalifikowanego pracownika
  • Zapewnienie spójności danych poprzez bezpośrednie połączenie źródła (system ERP) z narzędziem BI - Qlik Sense
  • Możliwość śledzenia w czasie i wersjonowania dynamicznych zmian w kosztach
  • Stworzenie automatycznie odświeżanych raportów analitycznych do weryfikacji kosztów we wszystkich dostępnych wymiarach, np. w odniesieniu do działów zaangażowanych w dany proces, konkretnego zlecenia produkcyjnego czy grupy produktowej
  • Zwiększenie dokładności wyznaczania kosztów produkcyjnych, co w efekcie umożliwiło dokładniejsze planowanie pracy firmy
  • Wprowadzenie precyzyjnego zarządzania dostępem do danych poprzez przydzielenie uprawnień na poziomie ról i typów użytkowników

Pobierz Case Study i dowiedz się, jak nasze rozwiązania mogą zrewolucjonizować Twój biznes i pomóc Ci osiągnąć doskonałe rezultaty!

Czego się nauczyliśmy

Współpraca z tak dużą firmą produkcyjną była dla nas bardzo interesującym wyzwaniem. Mimo wdrażania jedynie działu Kontrolingu, prace pokazały nam jak bardzo powiązane są ze sobą indywidualne procesy kontrolingowe oraz inne działy przedsiębiorstwa.

Wdrożenie pozwoliło nam na poszerzenie naszej wiedzy o:

  • Różnorodnych sposobach wyznaczania kluczowych parametrów produkcyjnych;
  • Szczegółowych sposobach wyznaczania kosztów i ich rzeczywistym rejestrowaniu, wyznaczaniu i śledzeniu;
  • Procesach i procedurach kontrolingowych zgodnych z prawami polskim i europejskim, a także sposobie ich efektywnej automatyzacji;
  • Kreatywnym wykorzystaniu dostępnych technologii.

Wdrożenie aplikacji planistycznych pozwoliło nam zrozumieć, z jakimi problemami borykają się duże, międzynarodowe firmy produkcyjne i w jaki sposób możemy wskazane problemy rozwiązać.

Analityk IT, BPX

Systemy Qlik i K4, dzięki zautomatyzowaniu procesów wprowadzania i weryfikacji danych, znacząco wpływają na rozwój i funkcjonowanie organizacji, w której są wdrażane. Zaimplementowanie narzędzi nawet w jednym dziale może mieć zasadniczy wpływ na przebieg pracy w całym przedsiębiorstwie. Przykład dużej, międzynarodowej firmy produkcyjnej pokazuje, jak w stosunkowo łatwy i przystępny sposób usprawnić przebieg bieżących informacji kosztowych w całej organizacji.

Tutaj znajdziesz wsparcie eksperckie Qlik + K4

Dowiedz się więcej

Zobacz inne case studies

Odkryj nasze możliwości

  • 18+ lat doświadczenia

    Od 2006 roku pomagamy Klientom wdrażać i rozwijać systemy oraz aplikacje, które usprawniają procesy biznesowe. Dzięki naszemu know-how nasi Partnerzy mogą w pełni wykorzystać technologie przyszłości.

  • 1000+ zrealizowanych projektów

    Do każdego projektu podchodzimy indywidualnie. Wykorzystujemy technologie usprawniające funkcjonowanie i zarządzanie przedsiębiorstwem. Wspólna realizacja każdego projektu przybliża naszych Klientów do osiągnięcia perfekcji w zarządzaniu nowoczesną organizacją.

  • 300+ pracowników

    Mamy odpowiedni zespół doświadczonych i wykwalifikowanych ekspertów z wielu dziedzin. Konsultantów, analityków, programistów oraz PM-ów. Z sukcesem realizujemy nawet najbardziej złożone projekty, które przyspieszają rozwój organizacji na całym świecie.

  • 50+ krajów, w których przeprowadzaliśmy wdrożenia

    W oparciu o nasze unikalne kompetencje realizujemy innowacyjne projekty na całym świecie. Zdobywamy kolejne rynki i chętnie wchodzimy w nowe obszary. Kompleksowe podejście pozwala nam zapewnić rozwój firm z wielu sektorów i branż.

Skontaktuj się z nami

Porozmawiajmy! Interesują Cię nasze rozwiązania? Nasi eksperci odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania.




    Administratorem Twoich danych osobowych jest BPX S.A. (KRS: 0000274149), a szerszą informację o przetwarzaniu danych osobowych przez BPX S.A. możesz znaleźć w Polityce Prywatności.

    • SAP
    • Qlik
    • Infor
    • enova365
    • Teta
    • RGM
    • Visual Fabric
    • Power BI
    • Semarchy
    • K4
    • Inphinity
    • Vizlib
    • Tricentis Tosa