enIntegracja danych systemów ERP z użyciem robotów
-
Firma międzynarodowa z branży FMCGKlient
-
Sprzedaż detalicznaBranża
-
Zasięg ogólnoświatowyKraj
-
SAPRozwiązanie
-
5 miesięcyCzas trwania
Opis projektu
Nasz klient, będący jedną z największych firm w branży FMCG, w ramach globalnej transformacji łączącej dwa przedsiębiorstwa, wymagał wdrożenia zintegrowanego transferu zasobów magazynowych pomiędzy dwoma systemami ERP w celu zapewnienia kompletności i dokładności przekazywanych danych w czasie rzeczywistym.
W dzisiejszym świecie fuzje i przejęcia firm są powszechnym sposobem na uzyskanie korzyści finansowych w wyniku ich strategii trwałego wzrostu
i ekspansji rynkowej.
Reorganizacja operacyjna może być dużym wyzwaniem ze względu na istniejące różnice systemowe, różne wersje oprogramowania, obyczaje biznesowe, jak i poziom ich zarządzania.
Kontekst
Biorąc pod uwagę potencjalne korzyści i ryzyka wynikające z reorganizacji, rozważamy następujące operacyjne podejście do procesu łączenia firm:
- Transfer do istniejącego systemu (nie) SAP jednej ze stron,
- Hybrydowe połączenie systemowe z zachowaniem obu systemów.
O ile pierwsze rozwiązanie wydaje się być oczywiste, to co w sytuacji, gdy musimy połączyć dwa odrębne, działające systemy SAP? Z poniższego tekstu dowiesz się jak podeszliśmy do tego wyzwania i rozwiązaliśmy problem naszego klienta.
Wyzwanie/Problem
Kilka lat temu nasz klient kupił firmę, która korzystała z własnego, produktywnego, systemu SAP, włączając w to wszystkie możliwe obszary jak planowanie produkcji, logistykę, finanse, kontroling czy jakość. Ze względów prawnych, nasz klient wymagał jednego, prostego, zintegrowanego rozwiązania, tak by utrzymać produkcję w „starym” systemie a do swojego systemu przenieść całą sprzedaż, logistykę oraz finanse.
Program transformacji cyfrowej wymagał globalnego połączenia jednostek gospodarczych – firmy A i firmy B w połączone jednostki pod nową nazwą firmy A. Historycznie, jednostki firmy A korzystały z systemu SAP (A), a jednostki firmy B z systemu SAP (B). Zakres programu transformacji obejmował uruchomienie wszystkich operacji biznesowych w systemie (A), podczas gdy operacje produkcyjne i zaopatrzenie będą nadal prowadzone w systemie (B). Oznaczałoby to, że zintegrowany proces „od produkcji po sprzedaż” będzie przebiegał w dwóch systemach, a zasoby będą musiały przechodzić z jednego systemu (B) do drugiego (A).
Oczekiwane korzyści:
- Standaryzacja, optymalizacja i zwiększenie wydajności poprzez wycofanie z obiegu wielu dotychczasowych programów „szytych na miarę” systemu (B) i wyeliminowanie ręcznych korekt w systemie (A),
- Standaryzacja procesu wewnątrz jednostki w obu systemach,
- Zapewnienie integralności transakcyjnej cen materiałów,
- Uzyskanie większej dokładności danych,
- Wykorzystanie robotyki w celu poprawy efektywności i ukierunkowania na użytkownika,
- Uniknięcie długoterminowej niespójności,
- Zapewnienie dokładności raportowania COPA.
Uczestnicy projektu:
Ze strony BPX w projekt zaangażowani byli kierownik projektu z FI/CO oraz dwaj konsultanci SAP FI, zaznajomieni z podstawami CO.
Rozwiązanie
Rozwój nowego zintegrowanego procesu transferu zapasów w celu zapewnienia kompleksowości i dokładności danych przekazywanych pomiędzy systemami ERP, a także optymalizacja procesów wewnątrz jednostki pomiędzy firmami w celu wsparcia firmy A na całym świecie poprzez zastosowanie modelu hybrydowego.
Sprawozdania finansowe, raportowanie i interfejsy, jak również zgodność dla procesów zamknięcia okresu zostały opracowane i dostosowane do specyficznych wymagań dla danego kraju z uwzględnieniem najlepszych praktyk globalnych w celu zapewnienia standardowego podejścia dla fabryk i rynków. Dzięki naszemu rozwiązaniu możliwe było również zapewnienie wzrostu, zarówno pod względem kosztów, jak i kolejnego etapu budowania wartości połączonych segmentów firmy A i firmy B.
Każde zaproponowane przez nas rozwiązanie miało spore znaczenie dla działania projektu, jednakże kluczowe były rozwiązania, w przypadku których użyliśmy robotów:
- W związku z tym, że fabryka działa w SAP (B), a fabryka w SAP (A), wycena materiałów naturalnie odbywa się w każdym systemie osobno. Aby uniknąć różnic, istniała potrzeba monitorowania kosztów w ujęciu okresowym.
- Opracowywany został nowy zintegrowany proces transferu zapasów, dla którego wymagany jest raport zapewniający kompletność i dokładność danych przenoszonych pomiędzy systemami, a finalnie odzwierciedlony w sprawozdaniach finansowych danych jednostek.
- Stworzenie raportu/narzędzia, służącego do porównywania danych podsumowujących COPA pomiędzy SAP (B) i (A) po transferze danych sprzedażowych pomiędzy systemami.
Czym jest robot?
- Robot jest zautomatyzowanym procesem sprawdzającym poprawność danych pomiędzy SAP (B) i SAP (A).
- Robot pracuje na maszynie wirtualnej, do której nie ma dostępu żaden użytkownik. Dzięki temu użytkownicy nie są w stanie ingerować w żadne z kroków wykonywanych przez robota w tle.
- Robot weryfikuje poprawność danych dla uzgodnionego procesu i wysyła listę niezgodności (raport uzgodnień) na zdefiniowany adres e-mail.
- Użytkownik końcowy przegląda wygenerowany raport w celu przeanalizowania wszystkich możliwych powodów, dla których przetwarzane i wyświetlane dane różnią się pomiędzy obydwoma systemami SAP.
Procesy, które są objęte robotami:
- Uzgodnienie kosztów standardowych (Standard Cost Reconciliation),
- Uzgodnienie cen wewnętrznych pomiędzy spółkami (Intercompany Price Reconciliation),
- Uzgodnienie zwrotów między firmami (A) system do (B) systemu (Retrofit Reconciliation).
Korzyści
-
Raporty porównawcze tworzone automatycznie -
Wszystkie znalezione różnice wysyłane do użytkowników na podstawie predefiniowanych danych -
Oddzielne raporty dla każdego kraju -
Brak ryzyka popełnienia błędu między systemami -
Krótki czas tworzenia raportów -
Możliwość uruchomienia raportu na życzenie (np. gdy powstanie nowy materiał lub po wprowadzeniu poprawek -
Łatwa komunikacja z Robotem (przez maila) -
Szyfrowane dane — dodatkowe zapewnienie bezpieczeństwa -
Elastyczne rozwiązanie (łatwy sposób na dodanie nowego kraju do procesu) -
Przyjazny dla użytkownika przewodnik
Czego się nauczyliśmy?
W trakcie trwania projektu zajęliśmy się wieloma obszarami, dzięki czemu było to dla nas niezwykle rozwijające doświadczenie. W tym czasie zmierzyliśmy się między innymi z:
- Transferem towarów pomiędzy fabryką a rynkiem w ramach tej samej jednostki gospodarczej,
- Sprzedażą produktów z fabryk (B) na rynki (A),
- Transferem kosztów wewnątrz firmy w ramach jednego podmiotu prawnego,
- Zwrotami przez podmioty trzecie z systemu (A) do systemu (B),
- Zautomatyzowanym rozpoznawaniem przychodów fabryki dla przesyłek wewnątrz jednostki gospodarczej,
- Logistyczną obsługą kosztów wewnętrznych (Rosja),
- Wielokanałowymi dostawami/eFabryki (Chiny i USA) – możliwość pozyskiwania szeregu zamówień w ramach tej samej procedury.
Cieszymy się, że dzięki innowacyjnemu podejściu mogliśmy pomóc naszemu Klientowi w połączeniu danych w dwóch systemach SAP w czasie rzeczywistym i zadbać o zintegrowany proces transferu. Takie rozwiązanie z pewnością przekłada się na zwiększenie efektywności pracy, a w konsekwencji na trwały wzrost. Praca przy projekcie była dla nas bardzo rozwijającym doświadczeniem. Ze względu na złożoność tego przedsięwzięcia nasz zespół miał okazję wykazać się w wielu obszarach SAP. Zwłaszcza wdrożenie robotów to kolejne potwierdzenie jak wielkie znaczenie ma automatyzacja w dzisiejszym świecie.
Tutaj znajdziesz wsparcie eksperckie SAP
Nasz zespół SAP jest tutaj, aby skutecznie przeprowadzić Cię przez transformację cyfrową. Zapewnimy Twojej firmie odpowiednie wsparcie biznesowe. Sprawdź, jak możemy pomóc w znalezieniu najlepszego rozwiązania dla Twojej organizacji.
Zobacz inne case studies
-
Wdrożenie systemu ERP enova365 w wielu firmach marki Opolgraf
-
Przeprowadzenie procesu przejęcia spółki poprzez połączenie i integrację systemów
-
Optymalizacja raportów w branży FMCG
-
Planowanie kosztów produkcji z zastosowaniem Qlik Sense Enterprise i K4 Analytics
Odkryj nasze możliwości
-
18+ lat doświadczenia
Od 2006 roku pomagamy Klientom wdrażać i rozwijać systemy oraz aplikacje, które usprawniają procesy biznesowe. Dzięki naszemu know-how nasi Partnerzy mogą w pełni wykorzystać technologie przyszłości.
-
1000+ zrealizowanych projektów
Do każdego projektu podchodzimy indywidualnie. Wykorzystujemy technologie usprawniające funkcjonowanie i zarządzanie przedsiębiorstwem. Wspólna realizacja każdego projektu przybliża naszych Klientów do osiągnięcia perfekcji w zarządzaniu nowoczesną organizacją.
-
350+ pracowników
Mamy odpowiedni zespół doświadczonych i wykwalifikowanych ekspertów z wielu dziedzin. Konsultantów, analityków, programistów oraz PM-ów. Z sukcesem realizujemy nawet najbardziej złożone projekty, które przyspieszają rozwój organizacji na całym świecie.
-
50+ krajów, w których przeprowadzaliśmy wdrożenia
W oparciu o nasze unikalne kompetencje realizujemy innowacyjne projekty na całym świecie. Zdobywamy kolejne rynki i chętnie wchodzimy w nowe obszary. Kompleksowe podejście pozwala nam zapewnić rozwój firm z wielu sektorów i branż.
Skontaktuj się z nami
Porozmawiajmy! Interesują Cię nasze rozwiązania? Nasi eksperci odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania.
