Business Intelligence w rękach CFO - BPX

Dyrektor finansowy – dziś CFO, a niegdyś „księgowy” w zarękawkach skrupulatnie liczący wpływy i wydatki – wraz ze zmieniającym się, skomplikowanym światem biznesu potrzebuje nowoczesnych narzędzi. Liczydła zastąpiły maszyny, a te z kolei napędzane są wyrafinowanym oprogramowaniem pozwalającym nie tylko oszczędzać czas, pieniądze, ale przede wszystkim podejmować trafne decyzje.

Na przestrzeni lat percepcja dyrektora finansowego – dążąc do modelu amerykańskiego uległa zmianie, co oznacza odchodzenie od klasycznej odpowiedzialności za finanse na rzecz nie tylko zrozumienia działania firmy, ale dużo większego zaangażowania w strategiczne działania całej organizacji.

Współcześnie rola księgowego nie ogranicza się do dbania o finanse i rozliczanie podatków, ale zmierza w kierunku dostarczania wiarygodnych informacji i zaangażowania w proces decyzyjny na najwyższych szczeblach. Wiele firm zauważyło, że dyrektorzy finansowi dzięki swojemu uporządkowaniu i myśleniu analitycznemu dobrze sprawdzają się w nowej roli – nie tylko w finansach, ale również w zakupach, planowaniu produkcji, a także nadzorując prace innych działów – administracji czy IT.

Ewolucyjna rola dyrektora finansowego coraz częściej uwzględnia doradztwo strategiczne, przy podejmowaniu decyzji, lub wręcz inicjowanie inwestycji. Tym samym rozumienie kluczowych rozwiązań IT jest cechą niezwykle istotną.

Zaledwie niewielka cześć polskich firm zadecydowała się już na oparcie swojego biznesu w istotnej części na danych (data driven business) – ale w całej gospodarce jest to długotrwały proces wymagający systematycznego podejścia. Tu pojawia się kolejna ważna rola CFO, który staje się niejako innowatorem, odpowiedzialnym za te procesy. Zadanie szczególnie ważne w kontekście pandemii COVID-19, która zmieniła sytuację na rynku.  Wcześniej szeroko rozumiane procesy wsparcia nazywane back-officem często traktowane były jako hamulec, tymczasem cyfryzacja niesie ze sobą możliwości przyspieszenia np. w dziedzinie sprzedaży, oraz lepszą kontrolę i analizę tego co dzieje się w firmie.

Szybkość podejmowania decyzji o ograniczeniu kosztów, intensyfikowaniu sprzedaży w poszczególnych obszarach jest wprost zależna od dostępu do zintegrowanych danych. W praktyce oznacza to, że dane pochodzące często z rozproszonych systemów, choć teoretycznie wydają się zintegrowane w systemach – logistycznych, ERP, czy CRM – okazują się wzajemnie niespójne.  Dlatego potrzebne jest narzędzie pozwalające na „unifikacje” danych, a następnie systemowe budowanie aplikacji analitycznych. W przeciwnym razie mamy jedynie ładne wizualizacje, stanowiące wartość tylko dla tych, którzy korzystają z konkretnego systemu. Dla działu sprzedaży zrozumiałe są raporty CRM, ale już raport z systemu logistycznego bywa nieczytelny, dopóki nie zostanie „przetłumaczony” na wspólny format. Oznacza to, że np. te same dane w różnych systemach występują pod różnymi nazwami kolumn, co z punktu widzenia analizy prowadzi do zwielokrotnienia przetwarzania tych samych informacji.  Stąd rola CFO jako osoby wiodącej w procesie „uwspólniania” danych – początku budowania standardu.

Nie myślimy zatem na tym etapie o rozwiązaniach bardzo zaawansowanych jak na przykład sztucznej inteligencji. Jesteśmy na etapie poprawnego zbierania i katalogowania danych i na końcu prezentowania ich w formie, która pozwala podejmować trafne decyzje.

Od abakusa po systemy Business Intelligence

Współczesnym liczydłem jest oczywiście arkusz kalkulacyjny, który zastąpił kalkulator i stał się podstawą do tworzenia wszelkich raportów. Wszyscy go znają, posiadają, i nawykowo korzystają – po co go zatem zastępować?

Pomimo rozwoju arkuszy kalkulacyjnych i pojawieniu się dodatków umożliwiających pracę na dużych zbiorach danych i tworzenie zaawansowanych raportów – nie są one pozbawione istotnych wad. Główny mankament –  to brak możliwości śledzenia zmian – jakakolwiek korekta wprowadzona przez jednego z użytkowników może zniszczyć całą misternie zbudowaną analizę. Dodatkowym problemem jest utrudnione badanie pochodzenia danych trafiających do arkusza. Prosta zmiana regionów sprzedaży w systemie CRM i przypisanych do nich klientów, może odzwierciedlać w arkuszu kalkulacyjnym błędną strukturę sprzedaży z okresu przed zmianą.

Arkusz kalkulacyjny jest doskonałym narzędziem do przygotowywania raportów statycznych podczas gdy systemy Business Intelligence tworzą raporty dynamiczne, podążając za danymi dostarczanymi przez różne systemy. W konsekwencji zyskujemy oszczędność czasu poświęcanego na sprawdzanie wiarygodności danych i eliminujemy ryzyko błędu ludzkiego.

Raportowanie to niezwykle czasochłonne zadanie, które zabiera często nie tylko dni, ale nawet tygodnie. Warto przy tym pamiętać, że choć osoby zajmujące się finansami, zazwyczaj biegle posługują się arkuszem kalkulacyjnym, nie oznacza, że takie same zdolności i umiejętności mają osoby zatrudnione np. w działach handlowych.

Systemy Business Intelligence takie jak Qlik – nie wyręczają, ale odciążają na poziomie Excela, eliminując pracochłonność tworzenia raportów i prezentacji danych, oszczędzając czas i ułatwiając przygotowanie raportu.

Mając dostęp do danych online, wszystkie decyzje biznesowe bazują również na danych, nie tylko zaś na intuicji, czy doświadczeniu. Dzięki temu ma to wymiar materialnych korzyści, eliminując ryzyko strat pochodzących z błędów popełnianych w wyniku braku pełnej informacji.

Znaczenie systemów BI dla sprawnego zarządzania firmą doskonale zrozumiał Krzysztof Caruk, ekspert w zakresie finansów. Krzysztof rozpoczynał pracę w funduszach inwestycyjnych, venture capital, private equity gdzie odpowiadał za proces inwestycyjny – od akwizycji interesujących podmiotów, aż po ich sprzedaż. Uczestniczył również w akwizycji, a następnie w zarządzaniu finansami krośnieńskich hut szkła (Krosno Glass), a także projektach doradczych, w tym m.in. dla grupy CIECH.

W opinii Krzysztofa Caruka – systemy BI znacząco ułatwiają podejmowanie racjonalnych decyzji biznesowych istotnych dla funkcjonowania firmy. Dostęp do czytelnych, poprawnych i zrozumiałych danych „od ręki” jest krytycznie ważny, gdyż posiadanie takich informacji, kiedy nasza konkurencja ich nie ma, daje nam istotną przewagę. Zanim jednak wdrożymy system BI, trzeba się zastanowić, jakie faktycznie mamy potrzeby. Zazwyczaj korzystamy dosłownie z kilku arkuszy kalkulacyjnych, choć po firmie krążą ich setki. W tym przypadku powiedzenie „less is more” jest udowodnione praktyką. Podsumowując, krytycznie zatem ważne jest bardzo dobre zdefiniowanie, z czego korzystamy, jak z tego korzystamy, co jeszcze potrzebujemy i dopiero wtedy wdrożenie rozwiązania BI.

Ważne jest również przygotowanie i zrozumienie, skąd pochodzą dane, czy zawierają poprawne informacje, czy źródło jest wiarygodne, i co zrobić, żeby takie było. Trzeba upewnić się, z jakich danych faktycznie korzystają pracownicy, czy korzystają poprawnie i czy je rozumieją. Czy korzystają okazjonalnie, czy systematycznie.

Co niezwykle istotne Qlik to rozwiązanie, które pozwala integrować się z danymi pochodzącymi z różnych systemów w bardzo prosty sposób, ułatwiając cały proces transformacji danych. Nie potrzebne są żadne dodatkowe narzędzia – można je integrować z każdą bazą, jaka istnieje, nawet jeśli jakość danych nie jest idealna.

Wbrew obawom pracowników działów controllingu wdrożenie systemów BI nie tylko nie odbiera im pracy, ale odblokowuje cały zespół. Dzięki wdrożeniu powstają nowe raporty, pozwalające przeanalizować skąd się biorą koszty i gdzie są „wąskie gardła”. Możliwe jest więc nowe spojrzenie na produkcję czy sprzedaż. W ten sposób „finanse” – poza tradycyjną rolą kontroli budżetu – wchodzą w rolę wewnętrznego doradcy, partnera w dyskusji z innymi działami firmy.

Czy to jest dla Ciebie?

Business Intelligence jest dla każdej firmy, choć sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie są złożone  procesy. Każda organizacja opiera swoją działalność na danych, nie każda jednak  jest gotowa na wdrożenie. Wiele zależy od jej wielkości i dojrzałości rynkowej – jedni są na etapie pracy z danymi, dla innych zaś jest to novum i potrzeba drobnych kroków. Jak podkreśla Michał Osoba z firmy BPX wdrażającej systemy Qlik– kluczowe jest nastawienie firmy w oparciu o lepsze wykorzystanie wiedzy tkwiącej w codziennie gromadzonych danych. Należy pamiętać, że samo wdrożenie jest procesem ciągłym, podzielonym na różne etapy i moduły. Dużo czasu zabiera przygotowanie innych systemów, które są źródłami danych dla systemu BI. W efekcie jednak otrzymujemy raporty dostępne w każdej chwili i na każdym spotkaniu.

Czynniki sukcesu

Na bazie szeregu projektów można zdefiniować kilka uniwersalnych zasad, które pomagają we wdrożeniu z sukcesem rozwiązania BI:

  • dedykowany pracownik opiekujący się systemem, który wprowadza zmiany wraz ze zmianami w otoczeniu firmy
  • dostęp do wiarygodnych danych z systemów. Przygotowanie takich danych
  • dogodny moment wdrożenia, gdy nie są wprowadzane istotne zmiany organizacyjne jak np. przejęcie firmy, fuzja lub całkowita zmiana struktury organizacyjnej
  • właściwa motywacja kluczowych użytkowników oraz zespołu finansów (buy-in do projektu)
  • świadomość czego potrzebujemy w firmie i z czego realnie korzystamy